Tutorial para usar KoboToolbox sin conexión a Internet

KoboToolbox permite realizar encuestas incluso en lugares donde no hay señal de celular, datos móviles o Wi-Fi.

Para utilizar correctamente esta función es importante preparar el dispositivo antes de salir a campo y asegurarse de que las encuestas realizadas queden guardadas en la cola de envío hasta que vuelva a existir una conexión a Internet.

1. Abrir el enlace de la encuesta

Primero, ingresa al enlace de KoboToolbox que te fue enviado.

La primera vez que abras la encuesta en ese teléfono o tableta, es necesario hacerlo mientras tengas conexión a Internet, ya sea mediante Wi-Fi o datos móviles.

Es importante esperar a que el formulario termine de cargar completamente. KoboToolbox almacena una copia del formulario en el navegador para que posteriormente pueda utilizarse aunque el dispositivo se quede sin Internet.

La preparación puede tardar algunos segundos. KoboToolbox puede mostrar un indicador que confirma que el formulario ya está disponible para utilizarse sin conexión.

2. Crear un acceso directo en la pantalla de inicio —opcional—

Para los encuestadores que utilizarán constantemente el formulario, se recomienda crear un acceso directo en la pantalla de inicio del teléfono o tableta.

Esto es completamente opcional, pero facilita mucho el trabajo porque evita tener que buscar nuevamente el enlace.

• Android / Chrome: abre el menú del navegador y selecciona Agregar a pantalla principal o una opción similar.
• iPhone o iPad / Safari: pulsa Compartir y posteriormente Agregar a pantalla de inicio.

A partir de ese momento podrás abrir la encuesta prácticamente como si se tratara de una aplicación.

3. Antes de salir a campo

Antes de dirigirte a una zona sin cobertura, realiza esta comprobación:

• Conéctate a Internet.
• Abre el enlace de KoboToolbox.
• Espera a que el formulario cargue completamente.
• Verifica que pueda utilizarse sin conexión.
• Si es posible, desactiva momentáneamente los datos móviles o el Wi-Fi y abre nuevamente el formulario para comprobar que funciona.
• Después de esta comprobación puedes comenzar el levantamiento en campo.

4. ¿Cómo lleno una encuesta sin Internet?

El procedimiento es prácticamente el mismo que cuando tienes Internet.

Abre el formulario y contesta normalmente cada una de las preguntas. Puedes avanzar entre las preguntas, seleccionar respuestas, escribir información y completar la encuesta aunque en ese momento no tengas señal.

No necesitas hacer nada especial por estar trabajando sin conexión.

5. Al terminar la encuesta utiliza “Enviar”

Cuando hayas terminado completamente una entrevista, revisa la información y pulsa el botón:

Si estás trabajando sin Internet, al pulsar Enviar la encuesta obviamente no podrá llegar inmediatamente al servidor de KoboToolbox.

En su lugar, KoboToolbox guardará el registro en el dispositivo y lo colocará en una cola de envío. Esto significa que la encuesta ya quedó preparada para enviarse posteriormente cuando el dispositivo vuelva a tener Internet.

6. No utilizar “Guardar borrador” para una encuesta terminada

La opción Guardar borrador tiene otra función. Un borrador se utiliza cuando la entrevista todavía no termina, necesitas detener temporalmente la encuesta, falta información o necesitas continuarla posteriormente.

7. ¿Cómo sé que mi encuesta quedó guardada?

Cuando pulses Enviar sin tener Internet, KoboToolbox colocará el registro en la cola de envío. En la parte superior izquierda del formulario podrás observar un contador.

Conforme realices más encuestas sin conexión, este número irá aumentando. Esto es normal. El número indica cuántos registros se encuentran almacenados localmente y están esperando una conexión a Internet para ser enviados.

8. Consultar las encuestas pendientes

Puedes pulsar el contador ubicado en la parte superior izquierda. Se abrirá la interfaz donde puedes consultar los registros almacenados en el navegador.

Desde este apartado puedes revisar los elementos que se encuentran pendientes de sincronización.

Dependiendo de la versión del formulario, también puede aparecer la opción para exportar los registros almacenados. Esta función puede utilizarse como respaldo cuando existe algún problema para enviar los registros normalmente.

9. ¿Qué hago cuando termine el trabajo de campo?

Cuando termines las encuestas y regreses a un lugar donde exista Wi-Fi estable o buena señal de datos móviles, debes sincronizar las encuestas.

• Conecta el dispositivo a Internet.
• Vuelve a abrir el mismo enlace de KoboToolbox.
• Utiliza el mismo navegador con el que realizaste las encuestas.
• Mantén abierto el formulario mientras los registros pendientes intentan enviarse.
• Espera hasta comprobar que el contador de registros pendientes disminuya.

Cuando marque 0, significa que ya no existen registros pendientes en la cola de ese navegador.

10. ¿Qué hago si no se envían automáticamente?

Si ya tienes buena conexión a Internet pero continúan apareciendo registros pendientes, pulsa el contador de la parte superior izquierda, entra a la interfaz de la cola de envíos y utiliza la opción correspondiente para enviar los registros pendientes.

Mantén abierta la página hasta que termine el proceso. Si las encuestas contienen fotografías, archivos u otra información pesada, el envío puede tardar un poco más.

Muy importante

Mientras existan encuestas pendientes de enviar:

• NO borres la caché del navegador.
• NO borres los datos del sitio.
• NO utilices aplicaciones de limpieza que eliminen datos del navegador.
• NO desinstales el navegador.
• NO restablezcas el teléfono o tableta.
• NO cambies de navegador esperando encontrar ahí las encuestas.

Los formularios y registros sin conexión se almacenan en el navegador utilizado. Borrar sus datos puede ocasionar que los registros almacenados se pierdan permanentemente.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si mi teléfono o tableta se bloquea?

No pasa nada. Si solamente se apaga la pantalla o el dispositivo se bloquea automáticamente, los registros que ya fueron enviados a la cola permanecen almacenados en el navegador. Al desbloquear el dispositivo podrás continuar trabajando.

¿Qué pasa si se apaga completamente el dispositivo?

Los registros que ya se encuentran almacenados en la cola permanecen guardados aunque apagues y vuelvas a encender el dispositivo. Después de encenderlo nuevamente, utiliza el mismo navegador y entra al mismo formulario. Deberías volver a encontrar tus registros pendientes.

¿Qué pasa si cierro el navegador?

Los registros que ya fueron guardados como borrador o colocados en la cola de envío permanecen almacenados aunque cierres el navegador. Cuando vuelvas a abrirlo, entra nuevamente al mismo formulario. Importante: utiliza el mismo navegador.

Por ejemplo, si realizaste las encuestas utilizando Chrome, vuelve a entrar con Chrome. No esperes encontrar automáticamente la misma cola si posteriormente abres el formulario desde Firefox, Edge, Safari u otro navegador.

¿Qué pasa si estaba contestando una encuesta y se apagó el dispositivo antes de enviarla?

Aquí sí existe riesgo de perder la información que todavía no se había guardado. Por eso, si necesitas interrumpir una entrevista antes de terminarla, utiliza Guardar borrador. Cuando la entrevista esté completamente terminada utiliza Enviar.

¿Cuánto tiempo permanecen guardadas las encuestas?

KoboToolbox no establece un periodo corto después del cual automáticamente desaparezcan los borradores o los registros pendientes. Los borradores pueden permanecer almacenados en el navegador hasta que sean enviados, y los registros de la cola permanecen ahí hasta que KoboToolbox consigue enviarlos correctamente al servidor.

Sin embargo, no debe utilizarse esto como una forma de almacenamiento permanente. La recomendación es sincronizar las encuestas el mismo día o tan pronto como sea posible.

Mientras existan registros pendientes, evita borrar la caché, los datos del navegador o utilizar herramientas automáticas de limpieza.

¿Necesito Internet para comenzar una nueva encuesta?

No, siempre que el formulario haya sido cargado correctamente con Internet previamente en ese dispositivo. Después de quedar disponible sin conexión puedes iniciar nuevas encuestas aunque no tengas señal.

¿Tengo que abrir el formulario con Internet todos los días?

No necesariamente. Sin embargo, es recomendable hacerlo antes de iniciar cada jornada. Además, si los responsables de la encuesta informan que el formulario fue actualizado, debes conectarte nuevamente a Internet y abrir el enlace antes de continuar recolectando información.

Esto ayuda a garantizar que estés utilizando la versión más reciente.

¿Qué pasa si tengo 20 encuestas pendientes?

No es un problema. El contador simplemente mostrará que existen 20 registros esperando ser enviados. Cuando recuperes una conexión estable, abre KoboToolbox y permite que se sincronicen.

No cierres inmediatamente el formulario; espera hasta comprobar que la cola disminuya y, de preferencia, llegue a 0.

¿Puedo seguir haciendo encuestas aunque ya tenga otras pendientes?

Sí. Puedes seguir realizando encuestas sin Internet y cada encuesta terminada se irá agregando a la cola. Sin embargo, es recomendable sincronizarlas en cuanto tengas una conexión confiable para reducir riesgos.

¿Qué pasa si solamente tengo señal durante unos segundos?

KoboToolbox está diseñado para volver a intentar los envíos. Si una transmisión se interrumpe, el registro permanece pendiente y puede volver a enviarse posteriormente.

No debes asumir que una encuesta se envió solamente porque apareció señal durante algunos segundos. Verifica el contador de la cola.

¿Cómo sé que terminé correctamente mi jornada?

Antes de guardar el dispositivo, realiza esta comprobación:

• Conéctate a una red estable.
• Abre el formulario de KoboToolbox.
• Espera la sincronización.
• Comprueba el contador.
• El objetivo es que aparezca 0 registros pendientes.

Solo entonces puedes considerar terminada la sincronización del dispositivo.

Recomendaciones para evitar pérdida de información

• Utiliza preferentemente siempre el mismo dispositivo y el mismo navegador durante la jornada.
• No utilices el modo incógnito o navegación privada para realizar levantamientos.
• Mantén suficiente batería antes de salir a campo.
• Si trabajarás durante varias horas, lleva batería externa o cargador.
• No borres los datos del navegador.
• No cambies configuraciones del navegador durante el levantamiento.
• Antes de salir a campo comprueba que el formulario funciona sin Internet.
• Cuando termines una entrevista pulsa Enviar, no solamente Guardar borrador.
• Cuando recuperes Internet vuelve a abrir el formulario.
• Antes de finalizar la jornada comprueba que la cantidad de registros pendientes sea 0.

Regla sencilla para recordar

Antes de salir

Durante el levantamiento

Sin Internet

Al regresar

En caso de duda

Si observas registros pendientes en el contador:

• NO borres nada.
• NO borres la caché.
• NO restablezcas el dispositivo.
• NO desinstales el navegador.

Conserva el dispositivo como está y comunícate con el responsable de la encuesta antes de realizar cualquier modificación.